マイナンバー対応マニュアル

当事者意識が薄く対応が遅れている中小企業のマイナンバー対応 

2016年1月よりスタートするマイナンバー制度。
今年10月より個人に番号が通知されることを受けて、全国各地でセミナーや説明会が頻繁に開催されるようになってきました。しかし、政府の広報が十分でないこともあり、社員100人未満の小規模な会社ではマイナンバーへの対応が遅れているのが実情です。
日本情報経済社会推進協会（東京・港）などが６月にまとめたアンケート調査によると、システムの改修などに「すでに取り組んでいる」や「計画中」と回答した割合は３割にとどまり、７割はいまだ着手できていません。
規模別では従業員が100人未満の企業で取り組んでいるもしくは計画中とするのは３割に満たないという結果も出ています。

このままだと小規模企業に勤務するサラリーマンのマイナンバーが

流出してしまう事態にもなりかねません。

ＩＴ各社が全国各地で開くセミナーでは、参加希望者が定員を超えるほど企業の関心は高まってきています。
しかし、こうしたセミナーはセキュリティ強化やアクセス制限のためのシステム販売を目的にしており、参加企業はシステムの導入を検討している中堅規模の企業であるケースがほとんどです。
社員規模100人未満の小規模企業では、「ウチの会社には関係ない」「制度自体がわからない」「何をすべきかわからない」といった理由から、マイナンバーへの対応の遅れが懸念されます。
個人情報保護対応とは違い、マイナンバー対応は企業規模の大小に拘わらず、すべての会社が対象となります。
また、正社員だけでなく、パート・アルバイト、外部委託業者などのマイナンバー対応についても検討をしなければなりません。法律で定められた安全管理措置を講じないで情報を漏えいさせてしまった場合には、民事での損害賠償はもちろん、重い刑事罰を科せられることにもなっているのです。このような重要な情報が、すべての企業に伝わっていないこと自体が非常に大きな問題なのです。

中小企業に重くのしかかる負担。最大のネックは外部委託先の管理。

マイナンバーの対応というとシステムの導入を検討される企業が多いですが、小規模企業においては、必ずしもシステムの導入が必要になるわけではありません。
専用システムを導入しなくても、マイナンバーを適正に管理する方法はあります。
むしろ、法律が求めているのはマイナンバーを漏えいさせないために社内体制をいかに構築するかということです。
社内体制を構築するためには、社内のマイナンバー関連業務を洗い出し、担当者や責任者を明確にしなければなりません。また、各業務プロセスのどこに漏えいリスクが潜んでいるのかを洗い出す必要もあります。
そして、リスクを回避するために業務プロセスを見直すなどの適正な措置を講じなくてはなりません。企業によってはシステムの改修が必要になる場合もありますので、業務面でも費用面でも大きな負担になります。
意外と盲点になっているのが、マイナンバー関連業務の一部を外部の専門家（税理士や社労士）に委託しているケースです。
税理士事務所や社労士事務所の管理体制が十分でないために情報が漏えいした場合、業務を委託した企業の責任が問われる可能性もあります。そのため、各企業においては委託先の税理士事務所や社労士事務所との契約内容の見直し、事務所の管理体制、職員への教育実施の有無などをチェックする責任まで負わされているのです。
税理士や社労士は税や社会保険の専門家ですが、マイナンバーの専門家でありませんので、対応が十分に行われていないケースも多いのです。
今年10月より各個人にマイナンバーが通知され、来年1月からは雇用保険関連の業務でマイナンバーの運用がスタートします。しかし、前述の通り、中小企業のマイナンバー対応は依然として進んでいません。その最大の理由は、「何をすべきかわからない」ということです。書籍やセミナーでは、マイナンバー制度やシステムの説明ばかりで、社内体制を構築するために何をすればよいのかを具体的には教えてくれません。

では、企業が正しくマイナンバーの対応をするためには

具体的に何を実施していけばいいのか？

まずはこちらのガイダンスをご覧ください。

講師：中小企業のマイナンバーを守る会　萩原 京二（社会保険労務士/マイナンバー管理運用コンサルタント）

※こちらはパーフェクトマニュアルのDVDに収録されている映像のダイジェスト版になります。

フルバージョンをご覧になりたい方はこちらにご登録ください。

Disc1収録の「ガイダンス」フルバージョンの映像（約40分）をご覧いただけるURLをお送りします。

※お送りいただいたアドレス宛にセミナーやマイナンバーに関するお知らせをお送りさせていただくことがございます。あらかじめご了承ください

システムを導入しても問題は解決しません！

マイナンバー対応には、社員から取得して社内で保管するまでの【管理業務】と保管したマイナンバーを取り出して書類に作成し、行政に届出をする【運用業務】という２つのステージがあります。 管理業務にはシステム導入が必要となるケースも多いかもしれませんが、それだけではマイナンバー対応は完了しません。
また、システムを導入してセキュリティ強化やアクセス制限を行ったとしても、書類を作成したり届出をするのは人ですから、組織管理体制を構築したり、担当者の教育をしなければ、マイナンバーを適切に管理運用することはできません。
さらに、事務の一部を外部（社労士事務所、税理士事務所）に委託している場合には、自社でどんなに完璧な対策を講じていたとしても、委託先の管理運用がいい加減であれば、システムへの高額な投資もまったく意味がないものになってしまうのです。
そうならないためにも、正しいマイナンバー対応についてお伝えしたいのです。

サンプル規程（雛形）をマネすることは自殺行為！

ガイドラインによると、組織的安全管理措置の一環として、企業には取扱規程等に基づく運用をすることが義務づけられています。そのため、セミナーやインターネット上では各種書式や規程等のサンプル（雛形）が提供されるようになりました。
しかし、こうした書式やサンプル規程をそのまま使用することは非常に危険です。なぜなら、サンプル規程に記載してある内容と自社の管理運用体制にズレが生じている場合が多いからです。
規程に記載している内容が職場で行われていない場合、規程の信憑性が著しく損なわれるだけでなく、会社の完全管理責任が問われることになってしまうのです。
マイナンバー管理運用体制を正しく構築するためには、やっていないこと、できないことを規程に記載してはいけないのです。サンプル規程（雛形）参考にするのは結構ですが、鵜呑みにするのはやめて下さい。

自社オリジナルな管理運用体制を構築することが

“正しいマイナンバー対応”です！

それでは、正しいマイナンバー対応をするためにはどうすれば良いのでしょう？
実は、マイナンバーの管理運用方法には【28のパターン】があるのです。
書籍やセミナーでは一般論ばかりで、『当社はどうすれば良いのか？』という疑問にズバリと答えられないのは、ここに理由があります。28ものパターンがあるので、あなたの会社にピッタリと合った管理運用手法を伝えることには限界があるのです。
しかし、諦めないで下さい。どんな会社でも100％当てはまる完璧な手法はありませんが、自社オリジナルの管理運用体制を構築するため“考え方”についてお伝えすることはできます。なぜなら、正しいマイナンバー対応をするため作業項目や手順はすべての会社に共通のものだからです。
これからご紹介する「マイナンバー対応パーフェクトマニュアル」では、自社オリジナルのマイナンバー管理運用体制を構築するための手順を10のステップでわかりやすくお伝えしています。
各ステップを確実に進めていただくことで、過不足なく、最短距離で制度構築ができるようになっています。

プロジェクトチームを発足させて自社オリジナルのマイナンバー管理運用体制を検討される企業様に最適なDVD教材。 フルカラーテキスト＋充実の書式・規程集（CD-ROM）で完璧な体制づくりができます。

萩原 京二（はぎわら きょうじ） プロフィール
社会保険労務士　マイナンバー管理運用コンサルタント　｜　株式会社全就連 代表取締役
1963年8月16日、東京都新宿区神楽坂生まれ。 早稲田大学法学部卒。東洋大学大学院博士前期課程修了 （株）東芝、ソニー生命保険（株）勤務を経て、 1998年社会保険労務士として独立。
常に時代の先を読む予測力と、独創的なアイデアを具体的なカタチに落とし込む論理的な思考力で、業界初のビジネスモデルを構築することを得意とする。
日本初の退職金コンサルタントとして、2004年から2008年の5年間で全国300社超の中小企業の制度改定を支援する。そのノウハウを体系化して、社会保険労務士の全国ネットワーク「退職金制度の改革実行研究会」を主宰。その活動はマスコミからも注目され、フジテレビ『とくダネ』、日本テレビ『ザ・ワイド』にコメンテーターとして出演する。新聞・雑誌などのマスコミからの取材実績も多数。
その後、プロ研修講師として社会人教育の分野で活動。思考法や速読法などの情報処理技術を伝えるインストラクターとして年間50回以上のセミナーを開催。延べ2000人以上のビジネスパーソンの指導をする。ビジュアル思考技術をテーマに執筆した『マインドマップ資格試験勉強法』（ディスカヴァー）は5万部を超えるベストセラーになる。

2015年、全国のマイナンバー管理運営コンサルタントと共に「中小企業のマイナンバーを守る会」を起ちあげ、小規模企業が適切にマイナンバー対策を行えるように、全国各地でセミナー・講演活動を行っている。

萩原京二 著作一覧

 

1999年
『自分でできる総務人事』（ローカス出版／角川書店）

2004年
『伸びる企業のための「資金・退職金制度」改革の実務』（日本実業出版社／共著）

2005年
『退職金黙っていてはもらえない』（ＰＨＰ研究所）

2007年
『マジマネ4 職場の法律知識を学ぶ! 』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）

 

2009年
『マインドマップ資格試験勉強法』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）

2010年
『考えがまとまる!マインドマップ実戦勉強法』（アスコム）

2010年
『他人より年商10倍「稼げる」社労士になる方法』（すばる舎）

＜2-1＞ 解説DVD Disc1 収録時間：約70分
・ガイダンス
・安全管理措置
・管理運用体制構築10ステップ
「ガイダンス」編のダイジェスト版映像をご覧ください

※フル映像をご覧になりたい方はこちらをクリック

＜2-2＞ 解説DVD Disc2 収録時間：約70分
・ステップ１：プロジェクトチーム発足
・ステップ２：ガイドラインの理解
・ステップ３：基本方針の確認
・ステップ４：対象となる業務の確認
・ステップ５：取扱い業務フロー分析

＜2-3＞ 解説DVD Disc3 収録時間：約70分
・ステップ６：リスク分析
・リスク対応
・ステップ７：取扱ルール策定
・ステップ８：管理運用体制の確定
・ステップ９：取扱規程の作成
・ステップ10：社員説明会

＜3＞ 書式・規程集CD-ROM 1枚
基本方針（Word版）／対象業務の洗い出しシート（Excel版）／業務フロー図サンプル（PowerPoint版）リスク分析・リスク対応表（Excel版）／特定個人情報ファイル管理簿（Excel版）／特定個人情報取扱規程（Word版）／誓約書（Word版）／委託先チェックリスト（Excel版）ほか行政発行資料32種類収録

・特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（本文及び（別添）特定個人情報に関する安全管理措置）
・マイナンバーガイドライン入門（事業者編）（平成26年12月版）（全１６ページ）
・はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）（平成27年２月版）（全８ページ）
・はじめてのマイナンバーガイドライン（金融業務編）（平成27年２月版）（全８ページ）
・マイナンバーガイドライン入門（金融業務編）（平成26年12月版）（全１６ページ）
・（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン
・民間事業者の対応（詳しい説明文入りの事業者向け資料）
・民間事業者の対応（詳しい説明文入りの事業者向け資料（スライドのみ））
・民間事業者における取扱いに関するFAQ
・事業者による個人番号の事前収集について
・社長必見≪ここがポイント≫マイナンバーガイドライン（事業者編）（平成27年２月版）（全５ページ）
・社長必見≪ここがポイント≫マイナンバーガイドライン（金融業務編）（平成27年２月版）（全５ページ）
・マイナンバー制度、はじまります。（パンフレット）
・中小企業向け　はじめてのマイナンバーガイドライン（平成26年12月版）（全８ページ）
・中小企業向け　ポイント資料（入門編）
・小規模事業者必見！マイナンバーガイドラインのかんどころ（平成27年４月版）
・政府広報特集ページの事業者向け資料を抜粋した資料
・特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等・地方公共団体等編） （本文及び（別添）特定個人情報に関する安全管理措置）
・番号法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）
・番号法施行規則

・民間団体等の対応事例①
・民間団体等の対応事例②
・特定個人情報の適切な取扱いに関する基本方針
・マイナンバー利用事務一覧表 ・業務フロー（例）
・国税分野における番号法に基づく本人確認方法
・本人確認の措置について
・利用業務フローリスク評価一覧表
・リスク分析表（例）
・マイナンバー通知のお願い（社外者用）
・マイナンバー通知のお願い（従業員用）
・委託先特定個人情報の取扱いに関する覚書
・委任状（国民年金第3号保保険者手続用）
・業務委託契約書の追加規程
・業務委託先マイナンバー対応チェックリスト
・個人番号提供書面兼自身の個人番号に相違ない旨の申立書
・情報管理に関する確認書（委託先）
・個人番号利用目的通知書（従業員用）
・特定個人情報ファイル管理簿
・特定個人情報取扱業務記録簿
・マイナンバー管理体制整備のチェックリスト
・マイナンバー導入チェックリスト１枚紙（両面刷り）
・就業規則変更例
・特定個人情報の取扱いに関する誓約書（異動・退職）
・特定個人情報の取扱いに関する誓約書（個人番号取扱担当者）
・特定個人情報取扱規程 ・これだけは知っていていただきたい事：紙芝居（一般の方向け）
・ポスター（一般の方向け）
・マイナちゃんのマイナンバー解説（一般の方向け）
・広報資料のサマリー版（１ページ）（一般の方向け）
・広報資料の全体版（１３ページ）(一般の方向け）
・折込チラシ（１枚）（一般の方向け）
・配布用リーフレットに適した資料（１８ページ）

 

<

p class=”mnbtext”>